دليل الموظف

الغرض من السياسة:

تهدف سياسة توظيف الموارد البشرية لدينا إلى تحقيق توازن بين متطلبات العمل واحتياجات للموظفين بالاعتماد على معايير الجدارة والقدرة مع التأكيد على الشفافية والمساواة والتعامل العادل مع جميع التقدمين للوظائف.

المستهديفون بالسياسة:

عميد الكلية، وكيل الكلية، رؤساء الأقسام بالكلية، وحدة شؤون العاملين بالكلية، مدير مكتب الشؤون الإدارية بالجامعة، الكاتب العام الموظفون.

العمليات والإجراءات:

عملية تحديد الاحتياجات من الموارد البشرية:

1. تعميم نموذج تحديد الاحتياجات الوظيفية على رؤساء الاقسام والوحدات بالكلية.
2. استلام نموذج الاحتياجات بعد استيفائه من الأقسام والوحدات المعنية بالكلية للمراجعة والاعتماد.
3. حصر الاحتياجات الوظيفية ومناقشتها مع الأقسام والوحدات المعنية.
4. مقارنة الشواغر بالميزانية المعتمدة والخطة الاستراتيجية والتشغيلية الخاصة بالكلية.
5. مطابقة الشواغر المطلوبة مع الهيكل التنظيمي والملاك الوظيفي للكلية.
6. مراجعة الوصف الوظيفي للوظائف الموجودة مع الأقسام والوحدات المعنية واعتمادها.
7. إعداد التوصيف الوظيفي للوظائف المستحدثة مع الأقسام والوحدات المعنية واعتمادها.
8. إرسال الوصف الوظيفي بعد الاعتماد الى مكتب الشؤون الإدارية والمالية وفي حال الموافقة عليه يحال إلى الكاتب العام لاعتماده.
9. اعداد قائمة نهائية بالشواغر واعتمادها.
10. وضع خطة التوظيف اعتماداً على قائمة الشواغر المعتمدة.

عملية اختيار الموارد البشرية:

1. الإعلان عن الشواغر عبر الوسائل المتاحة حسب الشروط والضوابط.
2. استلام وفرز السير الذاتية للمتقدمين واعداد قائمة أولية ترفع الى الأقسام والوحدات المعنية لاختيار القائمة النهائية.
3. تحديد موعد المقابلات الشخصية بالتنسيق مع الأقسام والوحدات المعنية وإبلاغ المرشحين بموعد ومكان المقابلة.
4. يتم اجراء المقابلة واختيار الأفضل لشغل الوظيفة.

عملية تعيين المختارين:

1. يطلب من الذين تم اختيارهم احضار أصل الوثائق الرسمية.
2. تحال قائمة من الذين تم اختيارهم من الأقسام والوحدات المعنية بمحضر اجتماع مجلس الكلية مع وثائقهم الرسمية الى وحدة شؤون العاملين بمكتب الشؤون الإدارية والمالية بالكلية للتصديق عليه بالموافقة من عدمها ومنه الى الكاتب العام للاعتماد.
3. يتم اصدار قرار تعيين لمن تم قبولهم مخاطبة الموظفين الذين تم اصدار قرار تعيينهم بشأنهم لتحديد موعد مباشرة العمل وتوقيع عقد التوظيف.
4. مخاطبة الأقسام والوحدات المعنية بشأن تجهيز مهام ومكان عمل الموظف المنسب إليهم.
5. عند مباشرة الموظف الجديد يطلب منه استيفاء النموذج الخاص بمباشرة العمل والتوقيع عليه وتسلم له صورة من الوصف الوظيفي بمهام عمله ويحال الى مكتب الشؤون الإدارية والمالية بالكلية ومنه يحال الى مكتب الشؤون الإدارية بالجامعة.
6. يتم استكمال الاجراء المالي الخاص براتب الموظف، بعد اجتياز مدة الاختبار بنجاح؛ عن طريق شؤون العاملين، مكتب الشؤون الإدارية والمالية بالكلية، مكتب الشؤون القانونية بالجامعة.
7. إرسال نموذج تقرير كفاءة موظف سنوياً إلى الرئيس المباشر والمتابعة لاتخاذ الإجراء اللازم وفقاً للتقييم.
8. حفظ المستندات الداعمة في ملفة الشخصي الفرعي بالكلية.

الغرض من السياسة:

تهدف هذه السياسة لتعريف الموظف بالمزايا التي تمنحها له الدولة للتمتع بإجازة سنوية مدفوعة الأجر تمنحها الجامعة لموظفيها ويحق لكل موظف التمتع بها كل عام، وتعتبر اداة قيمة وميزة تنافسية تساعد المؤسسة من الاحتفاظ بموظفيها

المستهديفون بالسياسة:

عميد الكلية، وكيل الكلية، رؤساء الأقسام بالكلية، وحدة شؤون العاملين بالكلية، مدير مكتب الشؤون الإدارية بالجامعة، الكاتب العام، مدير مكتب الشؤون المالية.

العمليات والإجراءات:

الأجازة السنوية:

1. يعبئ الموظف الراغب في الاجازة السنوية نموذج طلب إجازة ويحدد فيه نوع الأجازة المطلوبة سنوية، حج، زواج) ويقدمه الى رئيسه المباشر في الوحدة الإدارية التي يعمل بها الموظف، ويكون تقديم الطلب قبل الشروع في الأجازة بمدة أسبوع على الأقل.
2. يحدد في طلب الاجازة المدة المطلوبة للإجازة وتاريخ البدء فيها افق الرئيس المباشر على الطلب ويحيله لعميد الكلية.
3. يوافق عميد الكلية على الطلب ويحيله لمدير الشؤون الإدارية بالكلية.
4. يحال النموذج بعد موافقة مدير مكتب الشئون الإدارية بالكلية الى مدير مكتب الشئون الإدارية بالجامعة.
5. تستوفي الشؤون الإدارية بالجامعة البيانات الخاصة برصيد الاجازات السنوية للموظف في نموذج الأجازة.
6. يخاطب مدير الشئون الإدارية للجامعة الموظف طالب الاجازة بالموافقة على منحه الاجازة مع تحديد تاريخ بدء ونهاية الاجازة وتاريخ المباشرة.
7. يعد نموذج الأجازة من 4 نسخ الأصل تسلم لصاحب الشأن ونسخة لملفه الشخصي ونسخة للرئيس المباشر ونسخة إلى مدير مكتب الشؤون المالية.
8. بعد انتهاء مدة الاجازة والالتحاق بالعمل، يقدم الموظف إقرار بالعودة من الاجازة واستئناف العمل ويعتمده من الرئيس المباشر والذي بدوره يحيله الى مدير مكتب الشئون الإدارية بالكلية ومنه إلى مدير مكتب الشؤون الإدارية بالجامعة.
9. تحال صورة من نموذج الأجازة إلى مدير مكتب الشؤون المالية بالجامعة، لإيقاف صرف مرتباته في حال انتهاء مدة الأجازة ولم يقدم إقرار العودة واستئناف العمل.
10. يعد نموذج إقرار العودة واستئناف العمل من 4 نسخ الأصل يرسل الى مدير مكتب الشئون الإدارية لإحالته الى مدير مكتب الشئون المالية ونسخة لملفه الشخصي بالشئون الإدارية بالجامعة ونسخة للرئيس المباشر وتسلم نسخة لصاحب الشأن.

الغرض من السياسة:

تهدف هذه السياسة إلى توفير بيئة عمل صحية ومشجعة، حيث يمكن للموظفين التركيز على شفائهم والعودة إلى العمل بالشكل المثلى.

المستهديفون بالسياسة:

عميد الكلية، وكيل الكلية، رؤساء الأقسام بالكلية، وحدة شؤون العاملين بالكلية، مدير مكتب الشؤون الإدارية بالجامعة، الكاتب العام، مدير مكتب الشؤون المالية.

العمليات والإجراءات:

1. يتقدم الموظف بطلب نموذج فحص طبي من مكتب الشئون الإدارية بالكلية.
2. يوقع مدير مكتب الشئون الإدارية بالكلية على نموذج الفحص ويختم بختم الكلية.
3. يعرض الموظف بموجب نموذج الفحص الطبي على الطبيب المختص وفي حال تقرر منحه إجازة مرضية يحدد مدتها ويوقعها الطبيب المعالج وتختم بالمركز الصحي أو العيادة المعتمدة بالجامعة.
4. يقدم الموظف الراغب في الاجازة المرضية نموذج الفحص الطبي للسيد مدير مكتب الشئون الإدارية بالكلية.
5. يعد مدير مكتب الشئون الإدارية بالكلية نموذج اجازة مرضية للمعني ويعتمدها وتسلم له الأصل.
6. يحال النموذج بعد موافقة مدير مكتب الشئون الإدارية بالكلية إلى مدير مكتب الشئون الإدارية بالجامعة بعد اعتماده من عميد الكلية.
   يخاطب مدير الشئون الإدارية للجامعة الموظف طالب الاجازة بالموافقة على منحه الاجازة مع تحديد تاريخ بدء ونهاية الاجازة وتاريخ المباشرة.
7. بعد انتهاء مدة الاجازة والالتحاق بالعمل، يقدم الموظف إقرار بالعودة من الاجازة واستئناف العمل ويعتمده من الرئيس المباشر والذي بدوره يحيله الى مدير مكتب الشئون الإدارية بالكلية ومنه الى مدير مكتب الشئون الإدارية بالجامعة.
8. يعد نموذج الاجازة من 4 نسخ الأصل تسلم لصاحب الشأن ونسخة بملفه الشخصي ونسخة للرئيس المباشر ونسخة الى مدير مكتب الشئون المالية.
9. صورة من نموذج الاجازة ترسل الى مدير مكتب الشئون المالية بالجامعة، لإيقاف صرف مرتباته في حال انتهاء مدة الاجازة ولم يقدم إقرار العودة واستئناف العمل.
10. يعد نموذج إقرار العودة واستئناف العمل من 4 نسخ الأصل يرسل الى مدير مكتب الشئون الإدارية لإجالته الى مدير مكتب الشئون المالية ونسخة بملفه الشخصي بالشئون الإدارية بالجامعة ونسخة للرئيس المباشر وتسلم نسخة لصاحب الشأن.

الغرض من السياسة:

تهدف السياسة بتحديد الالية التي يتم فيها تسليم اصناف للمخازن والاستلام منها.

المستهديفون بالسياسة:

عميد الكلية، وكيل الكلية، رؤساء الاقسام بالكلية، مدراء المكاتب، الأمين الاداري بالكلية، الكاتب العام، أمين المخازن.

العمليات والإجراءات:

عملية التسليم للمخازن:

1. تحصر الأصناف المراد تسليمها وتصنف
2. يعبئ نموذج صرف وتسليم أصناف من أصل وعدد 2 صور من المسلم للمواد متضمنا بيان اسم الصنف وحالته والكمية بالعدد.
3. يوقع النموذج من الوحدة الإدارية المختصة ويعتمد من العميد ويسلم للمخازن
4. يوقع أمين المخزن باستلام المواد المدرجة بالنموذج ويسلمها للمخزن المختص.
5.  تقيد المواد المستلمة باستاذ المخزن.

عملية الاستلام من المخازن:

1. يقدم نموذج طلب صرف وتسليم أصناف من أصل وعدد 2 صور من طالب المواد يحدد فيه أسماء الأصناف والكمية المطلوبة ويوقع على النموذج ويعتمده من الرئيس المباشر.
2. يعتمد طلب صرف وتسليم اصناف من الكاتب العام ويحال الى ادارة المخازن
3. عند استلام مدير مكتب المخازن طلب صرف وتسليم أصناف يتأكد من الاتي:

• توفر الأصناف المطلوبة بالمخازن.
• التأكد من احقية طالب المواد في استلام الأصناف والكمية المطلوبة.
• تحديد الكمية التي سيتم صرفها وتدوين الملاحظات بشأنها.
• يتم اعداد إذن صرف أصناف من المخزن يوقع عليه أمين المخزن ومندوب الجهة الطالبة وتقيد يإستاذ المخزن.
• يتم تسليم الأصناف للموظف المخول بالاستلام ويوقع باستلام ويوقع باستلامه للأصناف الموضحة بالنموذج صحيحة وحسب التفاصيل المبينة بالطلب
• يتم قيد الأصناف المصروفة باستاذ المخزن.
• توقيع أمين المخازن بإتمام اجراءات الصرف وفق النظم واللوائح المعمول بها.
• تعود نسخة من طلب صرف وتسليم أصناف ونسخة من إذن صرف أصناف من المخازن للوحدة الإدارية للتأكد من الأصناف المستلمة ومطابقتها.

الغرض من السياسة:

إيمانا منا بحرية الاختيار واحترام إرادة كل فرد، فإننا نطبق هذه السياسة لتحقيق رغبة الموظف في ترك الخدمة بإرادته وإنهاء عقد عملة.

المستهديفون بالسياسة:

عميد الكلية، وحدة شؤون العاملين بالكلية، مدير مكتب الشؤون الإدارية بالجامعة، الكاتب العام.

العمليات والإجراءات:

يقوم الموظف الراغب بإنهاء علاقته بالوظيفة من تلقاء نفسه بتقديم طلب كتابي ممهور بتوقيعه وتاريخ انهاء الخدمة الى الرئيس المباشر.

في حال الموافقة على طلب الاستقالة وانهاء الخدمة من الرئيس المباشر يتم احالة الطلب بعد اعتماده من عميد الكلية الى رئيس الجامعة.

يصدر قرار قبول الاستقالة من رئيس الجامعة يبلغ المعني بقبول استقالته للمباشرة بإتمام اجراءات اخلاء طرفه.

تحال صورة ضوئية من قرار الاستقالة الى الكاتب العام بالجامعة لإصدار تعليماته واحالة الاجراء لمكتب الشؤون الادارية لحساب رصيد اجازاته وقفل ملفه الشخصي.

تحال صورة ضوئية من قرار الاستقالة الى مدير مكتب الشؤون المالية لصرف مستحقاته وكذلك صرف رصيد اجازاته السنوية نقدا.